Cloud- oder Onlinespeicher ist aus vielerlei Gründen praktisch: Einen Internetanschluss vorausgesetzt, kann man unabhängig vom Endgerät von überall auf seine Daten zugreifen.
Die Synchronisierung sorgt dafür, dass die Inhalte überall stets aktuell sind. Fotos, Screenshots und andere Dateien lassen sich automatisch sichern, Dateien freigeben, Browsereinstellungen und Passwörter ebenso synchronisieren wie – und da sind wir bei Microsoft Onedrive – System- und App-Einstellungen.
Denn Onedrive ist anders als Dropbox oder Google Drive tief ins Betriebssystem integriert und läuft bei Windows 11 sogar schon auf dem Rechner.
Wir stellen hier die Microsoft-Cloud im Detail vor, geben Tipps und erklären die Funktionsunterschiede der verschiedenen Microsoft-Abos.
Microsoft Onedrive im Test: Günstigster Cloud-Dienst mit guten Extras
Onedrive einrichten, auch mit lokalem Windows-Konto
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Grundsätzlich können Sie den Cloudspeicher Onedrive im Browser oder über die Windows-App nutzen. In Windows 11 ist sie vorinstalliert, unter Windows 10 installieren Sie sie über diesen Link; die Version im Microsoft Store ist veraltet.
Sofern Sie sich bei Windows 11 ohnehin mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden, ist Onedrive sofort startklar. Doch auch mit einem lokalen Windows-Konto können Sie Onedrive nutzen. Dazu loggen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto entweder im Browser ein oder starten die Onedrive-App und melden sich darin an.
Bei dieser Anmeldevariante können Sie wählen, ob die Kontenverknüpfung auf Apps beschränkt sein soll oder nicht. Die Entscheidung ändert nichts an Ihrer Windows-Anmeldung, ein lokales Konto bleibt lokal.
Während der Einrichtung der App können Sie den Speicherort für die lokale Kopie der Cloudinhalte ändern, auch hin zu einer anderen Festplatte oder Partition. Außerdem legen Sie fest, welche Ordner das Backuptool Windows-Sicherung speichern soll.
Unsere Empfehlung: Sofern Sie kein Abo für zusätzlichen Speicherplatz haben, deaktivieren Sie hier zunächst alle Ordner oder klicken auf „Ich werde es später tun“. Auch die eingeblendeten Upgradeoptionen lehnen Sie vorerst ab.
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Falls Sie Onedrive auch auf dem Smartphone installieren möchten, empfiehlt es sich, in der Mobil-App die Option „Kamerasicherung aktivieren“ einzuschalten. Dies speichert sämtliche Aufnahmen automatisch in der Cloud und synchronisiert sie so damit auch auf den PC. Voreingestellt ist die Sicherung von Fotos und Screenshots; Whatsapp-Bilder und -Videos lassen sich hinzufügen.
Drei Tipps für den Einstieg:
- Haben Sie Onedrive am Desktop eingerichtet und erstellen danach den ersten Screenshot, bietet die App die Möglichkeit, alle weiteren selbstständig in der Cloud zu sichern.
- Zweitens raten wir dazu, Onedrive stets mit dem PC zu starten, das beschleunigt die Datensynchronisierung. Dazu rufen Sie den Task-Manager auf und klicken oben auf das Register „Autostart“ (Windows 10) beziehungsweise links auf „Autostart von Apps“ (Windows 11). Mit einem Rechtsklick auf Onedrive aktivieren Sie den Autostart.
- Drittens können Sie alle Onedrive-Optionen auch nachträglich in den „Einstellungen“ der App inklusive Abmeldung vom Microsoft-Konto ändern und anpassen.
Gratisspeicher verdreifachen und Premium-Funktionen nutzen
Wer schon lange ein Hotmail-, Live- oder Outlook-Konto besitzt, verfügt weiterhin über die seinerzeit kostenlos zur Verfügung gestellten 15 GByte Cloudspeicher. Allen übrigen Nutzern stehen gratis nur fünf GByte zur Verfügung. Die lassen sich jedoch über Empfehlungen an Freunde und Bekannte ebenfalls auf 15 GByte erweitern. Langzeitnutzer kommen dank „Loyalitäts- Bonus“ sogar auf 25 GByte.
So geht’s: Melden Sie sich mit Ihrem Konto im Browser an und klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol („Einstellungen“).
Über „Optionen –› Empfehlungsbonus … Mehr verdienen“ können Sie Einladungslinks verschicken. Pro angenommener Einladung gibt es 500 MByte extra, insgesamt maximal zehn GByte.
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Die einzelnen Funktionen von Onedrive hängen auch davon ab, ob Sie bei Microsoft gratis einloggt sind oder ein kostenpflichtiges Abo nutzen. Möglich sind hier die „Basis“-Version für jährlich 20 Euro oder Microsoft 365 mit allen Office-Funktionen und einem TByte Speicherplatz.
Wie der Kasten ausführt, existieren einige Funktionen laut Microsoft nur in den Bezahlabos. In dieser Form aber stimmt das nicht! So ist die „Ordnersicherung am PC“ von Bildern, Dokumenten, Desktop und Co. über die App Windows-Sicherung sehr wohl möglich.
Auch Smartphone-Fotos lädt die Mobil-App wie schon erwähnt in die Cloud. Selbst die Dateisuche nach Datum und Schlüsselwörtern ist nicht wie von Microsoft dargestellt eingeschränkt, sofern man die lokale Sicherung in den Indizierungsoptionen von Windows hinzufügt.
Microsoft Onedrive: Bilder direkt in der Cloud bearbeiten
Mehr Schritte erfordert das Bearbeiten von Dokumenten unterwegs am Smartphone: Dazu muss man die Dateien erst auf das Mobilgerät herunterladen, dort bearbeiten und danach wieder hochladen. Kennwortgeschützte Dateifreigaben lassen sich war nicht in Onedrive direkt erstellen, der Mehraufwand über ein geschütztes Zip-Archiv mit 7-Zip ist jedoch minimal.
Microsofts Hinweise zum Versionsverlauf suggerieren, Änderungen an Onedrive-Dateien ließen sich nur mit Bezahlabos zurücksetzen. Im Browser können Sie jedoch von Dokumenten immer jede Version aufrufen, herunterladen und darin Änderungen rückgängig machen.
Der persönliche Tresor schließlich, also der Bereich, der sensible Inhalte per Fingerabdruck, Gesichtserkennung, SMS-Code oder einen anderen zweiten Faktor besonders schützt, ist bei Gratisnutzung auf drei Dateien beschränkt.
Weil es dabei jedoch um die reine Zahl und nicht um die Datenmenge geht, hilft auch hier 7-Zip weiter: Ein Rechtsklick im Onedrive-Ordner auf alle zu schützenden Dateien erzeugt ein Archiv, das man dann in den Tresor verschiebt. Sofern Sie die Premium-Funktionen nicht täglich nutzen, helfen die Workarounds also durchaus.
Unterschiede bei Speicher und Funktionen
Onedrive bezeichnet zunächst einmal den Cloudspeicher von Microsoft. Wer ein kostenloses Onlinekonto einrichtet, erhält fünf GByte Speicherplatz in der Cloud. Dieser Gratisspeicher lässt sich durch Empfehlungen an Freunde und Bekannte auf insgesamt 15 GByte verdreifachen.
Darüber hinaus bietet Microsoft kostenpflichtige Abos: Microsoft 365 Basis mit 100 GByte Speicher kostet jährlich 20 Euro, Microsoft 365 Single mit einem TByte 69 Euro und Microsoft 365 Family mit bis zu sechs Konten und jeweils einem TByte Speicherplatz 99 Euro.
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Jenseits von Speichergrößen und Officefunktionen bei Microsoft 365 unterscheiden sich die Varianten auch bei den Onedrive-Funktionen erheblich. Das betrifft unter anderem den über zwei Faktoren besonders geschützten Tresorbereich, die Erkennung von Ransomware, das Teilen und das Wiederherstellen von Dateien, das Arbeiten mit den Mobil-Apps, den Versionsverlauf und anderes mehr.
Die einzelnen Funktionen der Abos fasst Microsoft hier zusammen. Über den Link „Alle erweitern“ sehen Sie die Unterschiede im Detail. Soweit die Theorie, denn tatsächlich lassen sich auch Funktionen gratis nutzen, die Microsoft eigentlich nur für die kostenpflichtigen Abos vorsieht.
Clouddateien auf dem Windows- PC auch offline bearbeiten
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Aus Platzgründen speichert Microsoft per default nicht alle Cloudinhalte auf der PC-Festplatte. Doch welche Daten liegen nun nur in der Cloud, welche hält Windows auch lokal vor?
Der Explorer zeigt im Onedrive-Ordner zwar alle Dateien an, doch erst genaues Hinsehen machen die Unterschiede deutlich: Eine blaue Wolke bei Dateien oder Ordnern steht für „nur online“, ein grüner Haken auf weißem Grund für „auch lokal verfügbar“, der Haken im grünen Kreis für „Immer auf diesem Gerät behalten“.
Die Unterschiede im Detail beschreibt Microsoft zusammen mit weiten Icons hier.
Den Status einzelner Dateien und Verzeichnisse ändern Sie im Explorer über das Kontextmenü „Onedrive –› …“. Ist Ihre Festplatte groß genug, können Sie alle Cloudinhalte parallel lokal vorhalten. So haben Sie am Notebook auch ohne Internetverbindung unterwegs Zugriff auf alle Dateien, zwischenzeitliche Änderungen werden später automatisch in die Cloud synchronisiert.
Für die lokale Komplettkopie klicken Sie am PC mit der rechten Maustaste auf das Onedrive-Icon in der Taskleiste und fahren mit „Einstellungen –› Synchronisieren und sichern –› Erweiterte Einstellungen“ fort. Scrollen Sie nach unten und drücken unter „Dateien bei Bedarf“ auf die Schaltfläche „Alle Dateien herunterladen –› Fortfahren“. Abhängig von der Datenmenge nimmt der Download einige Zeit in Anspruch.
Microsoft Onedrive: Office-Dateien gleichzeitig in der Cloud bearbeiten
Papierkorb, Onedrive for Business, Fotobearbeitung & Co.
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Wie eingangs erwähnt, können Sie Onedrive am PC über den Browser oder – das ist die empfehlenswerte Variante – die App nutzen. Denn das Windows-Tool bietet das gewohnte Dateimanagement des Datei-Explorers inklusive Drag and Drop und, sofern eingestellt, den Offlinezugriff auf Dateien.
Beim Löschen weist Sie die App anders als der Browser zudem darauf hin, dass der Vorgang die Dateien von allen verknüpften Geräten entfernt. Darüber hinaus werden die Inhalte beim Löschen über die App zusätzlich in den Windows-Papierkorb verschoben, beim Löschen im Browser nur in den Online-Papierkorb.
Zum Schluss weitere Tipps und Tools:
- Neben der im Artikel beschriebenen (privaten) Onedrive-App können Sie am gleichen PC problemlos parallel „Onedrive for Business“ nutzen. In der ersten App melden Sie sich mit Ihrem privaten Konto an (gratis oder Microsoft 365), in der Business-App mit dem Schul-, Uni- oder Firmenaccount.
- Zweitens können Sie auf Onedrive gespeicherte Fotos direkt im Browser bearbeiten und mit Filtern versehen, dies erklärt unser Onlinetipp.
- Drittens erscheint das Onedrive-Laufwerk zwar im Windows-Explorer, ein Laufwerksbuchstabe aber fehlt. Falls der für die Weiterverarbeitung der Daten mit anderen Tools wichtig ist, fügt Raidrive einen Buchstaben hinzu.
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Microsoft 365: Office und 1 Terrabyte Speicher
Vor allem in Verbindung mit den Abonnements Microsoft 365 Single oder Family ist Onedrive weit mehr als nur ein Cloudspeicher und zudem kaum teurer als die Konkurrenz.
Während Dropbox und Google für zwei TByte Cloudspeicher, also 2000 GByte, jährlich jeweils knapp 100 Euro berechnen, kostet Microsoft 365 Single mit einem TByte Speicherplatz für knapp 70 Euro proportional zwar etwas mehr, bietet dafür jedoch das komplette Office-Paket mit Word, Excel, Powerpoint, Outlook & Co. sowie Schutz gegen Ransomware.
Alleine der Kauf von Microsoft Office würde einmalig mit 300 Euro zu Buche schlagen. Für Familien ist Microsoft 365 Family die passende Variante: Für jährlich knapp 100 Euro bietet sie sechs Personen jeweils ein TByte Cloudspeicher und dazu die Office-Funktionen.
